Педагогическое конструкторское бюро Прутченковых
Планирование. Ключевые мероприятия проекта
Краткий анализ ошибок начинающих проектных групп и практические советы опытных проектировщиков
Мечты, которые сбываются, — не мечты, а планы.

Александр Вампилов

Здесь мы проанализируем ошибки, связанные с разработкой плана и реализацией его ключевых мероприятий
"Единственной преградой осуществлению наших планов на завтра могут быть наши сегодняшние сомнения."
Франклин Рузвельт
План - заранее намеченная система мероприятий, предусматривающая порядок, последовательность и сроки выполнения работ, операций и т. д., объединенных общей целью.
Разумеется, вы понимаете, что планирование - это постановка целей и задач, с оптимальным распределением ресурсов, которые потребуются для их достижения, и определением сроков реализации каждого пункта плана.
Чем сложнее ваш социальный проект, тем более качественной должны быть подготовка плана его реализации.
Ошибка 1. Отсутствие письменного варианта плана
Группа при разработке своего социального проекта «забывает» составить письменный вариант плана, полагая что сможет удержать все предстоящие дела в голове.
Основные причины данной ошибки:
Пренебрежительное отношение к «работе с бумажками», в которых необходимо записывать плановые мероприятия
Отсутствие опыта реализации социальных проектов и, как следствие, легкомысленное отношение к необходимости письменного планирования
Непонимание группой необходимости делать записи планируемых мероприятий в ходе рабочих встреч
Легкомысленная уверенность в том, что «мы точно ничего не забудем».
Наш совет.
Всегда составляйте письменный вариант плана. Запомните пословицу «Что написано пером, не вырубишь топором». В ней заключается глубокий смысл - письменный текст требует обдумывания и повышает ответственность за выполнение написанного.
Для этого:
1. Фиксируйте плановые мероприятия по проекту
В ходе обсуждения мероприятий проекта фиксируйте все решения, которые принимаются группой при составлении плана на бумаге или в электронном формате.
2. Анализируйте составленные варианты плана и внесите коррекцию
Просматривая составленный список плановых мероприятий, вносите изменения в первоначальный вариант, если появляются серьезные аргументы или новые обстоятельства. Но это нельзя сделать, если нет текста (электронной версии) плана.
3. Делайте копии составленного письменного плана
Обязательно сохраните несколько копий разработанного плана, чтобы использовать его в дальнейшем. И возвращайтесь к этим записям в процессе обсуждения мероприятий проекта в ходе его реализации. Иногда первые варианты плана оказываются более интересными. И стоит к ним вернуться, чтобы проект успешно продолжать.
И запомните: "Если этого нет в документах – этого не существует. Пока информация хранится у кого-то в голове – она легко теряется."
Аксиома менеджмента
Ошибка 2. Нереальные сроки мероприятий
При составлении плана группа указывает нереальные сроки выполнения как всего проекта, так и его отдельных мероприятий. Как правило, указываются слишком короткие сроки, и поэтому нереальные из-за элементарной нехватки времени.

Основные причины данной ошибки:
1
Элементарные ошибки при составлении графика, когда даты и числа одного мероприятия не согласовываются с другими, часто простом накладываются друг на друга. Такое «нагромождение» приводит к сбоям в реализации намеченных планов.
2
Подготовкой графика реализации проекта занимается не опытный член группы, который не видит элементарных ошибок при согласовании сроков подготовки и проведения мероприятий.
3
Не совсем корректный расчет времени, необходимого для выполнения того или иного пункта плана. Например, указывается время 2 часа, а на деле необходимо, как минимум, 6 часов. Разумеется, это приводит к сбоям, тем более если мероприятия запланированы как последовательность определенных действий.
Наш совет.
Назначайте реальные сроки, тщательно рассчитывая время, необходимое для реализации проекта.

Для этого:
1
С самого начала определите, сколько времени и в какой период готов выделить на ваш проект каждый член группы.
2
Обязательно найдите запасный (дополнительный) вариант на тот случай, когда вашей группе потребуется больше времени на то или иное мероприятие или его подготовку/
3
Получите консультацию у более опытных групп, успешно реализовавших аналогичные социальные проекты, уточнив у них, сколько времени может занять подготовка аналогичных мероприятий.
"Назначенные сроки - не догма, но старайтесь их соблюдать."
Ошибка 3. Основной акцент на количестве мероприятий
Это происходит в группах, которые стремятся включить в план своего проекта максимальное количество разных мероприятий, полагая, что именно это определяет качество проекта и повышает интерес к нему. К сожалению, такой подход часто приводит к тому, что группа не успевает подготовить и провести все запланированные дела, и даже отказывается от продолжения работы над проектом, поскольку стремление сделать как можно больше приводит к снижению качества подготовки отдельного мероприятия.
Основная причина.
Использование принципа «Чем больше, тем лучше». Уверенность группы в том, что количество игр, квестов и т.д. – это и есть качественный социальный проект.

Наш совет.
Не увлекайтесь количеством, помните принцип великого русского полководца А.В. Суворова: «Воевать не числом, а уменьем».
Для этого:
Несколько раз проанализируйте составленный план
Прежде чем утверждать окончательный вариант плана соотнесите свои возможности с тем количеством мероприятий, которые вы в него включаете.
Откажитесь от тех мероприятий, которые не работают на основную цель вашего проекта
Вспомните о цели вашего проекта и ответьте на вопрос: «Если мы не будем проводить данное мероприятие, как это скажется на нашем проекте»?
"Планы — бесполезны, планирование — бесценно."
Дуайт Эйзенхауэр
Ошибка 4. Отсутствие запасного варианта плана
Группа составляет достаточно конкретный план, но при этом «забывает» разработать вариант на случай изменения ситуации, которая может повлиять на ход реализации проект.
Основные причины данной ошибки:
И опять основная причина - отсутствие опыта реализации социальных проектов, при реализации проекта пришлось изменить некоторые пункты плана
Ложное представление о том, что «раз мы уже составили план, мы конечно его выполним» и ничто нам не помешает.
Наш совет.
Это замечательно, когда группа уверена в своих силах и настроена на выполнение всех пунктов плана. Но при этом важно понимать, что не все зависит только от вас. Есть такое понятие как «форс-мажор», то есть объективные препятствия, которые невозможно преодолеть в установленные сроки. И на этот случай необходимо приготовить план «Б».
Для этого:
Разработайте план «Б», а при его составлении учтите те риски, с которыми вы можете столкнуться при реализации основного варианты плана.

"Самое худшее, что можно сделать, это только рассуждать о том, что можно было сделать."
Английская поговорка
Ошибка 5. Очень долгое составление плана.
Весьма часто вся энергия группы уходит редактирование формулировок или согласование даты и времени проведения того или иного мероприятия. А до конкретных действий руки так и не доходят. Это не означает, что надо стартовать едва готовы первые материалы, но и оформлять проект полгода или год - это явный перебор.
Нужна золотая середина. Находите ее сами, универсального совета здесь нет.

Основные причины данной ошибки:

1. Отсутствие навыков самостоятельного планирования
Группа не умеет учитывать сразу много разных факторов, в том числе и время на подготовку и реализацию конкретных мероприятий проекта.
2. Противоречия внутри команды
Члены группы не могут найти согласованное решение по конкретным мероприятиям и срокам их проведения.
Наш совет.
Не «зависайте» над вариантами доработки проекта.
Бесконечное уточнение плана, когда члены группы спорят над каждой цифрой и датой, может сорвать начала конкретных мероприятия. Это стремление к 100% совершенству, как правило, отбивает всякое желание его реализовывать.
После нескольких рабочих встреч утвердите план.
И приступайте к реализации его первых пунктов. В дальнейшем вы сможете внести коррективы, если это потребует ситуация.
Всегда помните: "100% готовность проекта - это лишь мечта."
Ошибка 6. Хаотичная реализация плана
У группы разработан и оформлен достаточно конкретный план, но при его реализации об этом забывают и хватаются за те дела, которые кажутся самыми интересными в данный момент или к которым группа готова именно сейчас.
Основные причины данной ошибки:
Отсутствие согласованных действий, когда каждый член группы делает то, что считает важным и нужным, или то, что ему больше нравится.
Восприятие составленного плана как простой формальности для отчета, а сам проект это живая работа, для которой план необязателен.
Наш совет.
Конечно, план – это не догма, а руководство к действию. Но все таки нужно придерживаться согласованных действий, особенно если от выполнения одного пункта зависит успешная реализация следующих.

Для этого:
1. Используйте любой удобный для вас планировщик
Каждый пункт плана впишите (включите) в график реализации проекта, в котором должен быть раздел «Выполнено». И именно в этом разделе отмечайте последовательность выполнение каждого пункта по мере их реализации.
2. Периодически проводите встречи группы для уточнения графика
При реализации проекта очень важно работать в соответствии с намеченным планом, поскольку именно этот документ закрепляет логику и последовательность действий участников группы. Поэтому обязательно встречайтесь и обсуждайте ближайшие мероприятия, которые вы ранее включили в план.
«Пока не распределена ответственность и не взяты обязательства – есть надежды и обещания… но не планы».
Питер Друкер
Ошибка 7. Отсутствие контроля за реализацией плана.
Для успешного выполнения запланированных пунктов плана требуется контролировать ход его реализации. Это важнейшее условие, но группы забывают об этом, надеясь, что все получится само собой.

Основные причины данной ошибки:

1. Отсутствие у членов группы элементарных навыков самоконтроля.
2. Отсутствие в составе проектной группы человека, который персонально отвечает за контроль реализации плана.
3. Пренебрежение этой важнейшей функцией управления проектом – контроль за его реализацией.
Наш совет
Помните, что успешная реализация проекта зависит не только от качества подготовленного плана и оптимального числа ключевых мероприятий, но и от контроля за его выполнением.
Для этого:
Ведите письменный учет реализованных пунктов плана. Делайте это в бумажном виде или в электронном, например, в таблице Excel
Обязательно назначьте одного из членов группы ответственным за контроль над реализацией проекта .
Над этим стоит подумать
Иван Ефремов
Самые лучшие планы изменяются неучтенными обстоятельствами.
Гюстав Флобер
Когда план слишком долго и тщательно выстраивают, он в результате исчезает.
Пабло Пикассо
Мы можем достичь своих целей только посредством плана, в который мы страстно верим и над которым энергично работаем.
Ваши советы.
Пишите комментарии на нашей странице ВК «Школа городских компетенций»
Ваши трудности.
С какими трудностями группа столкнулась при составлении и реализации плана? И главное - как вы справились с проблемами на этом этапе?
Ваши рекомендации.
Что вы конкретно советуете тем, кто только планирует заниматься разработкой своего первого социального проекта. Как правильно составлять список ключевых мероприятий, чтобы обеспечить успешную реализацию проекта?
Наша команда
Педагогическое конструкторское бюро Прутченковых
Прутченкова Светлана Александровна
Руководитель Педагогического конструкторского бюро
Прутченков Александр Сергеевич
Главный технолог Педагогического конструкторского бюро
Павлова Анна Алексеевна
Event-менеджер
Наши партнеры