Педагогическое конструкторское бюро Прутченковых
Смета (бюджет) проекта
Краткий анализ ошибок начинающих проектных групп и практические советы опытных проектировщиков
Вернуться к списку ошибок и советов.
«Умение делать верные расчёты приходят с опытом, а опыт приходит с ошибками в расчётах».

Фредерик Брукс

Здесь мы проанализируем ошибки, связанные с оформлением и исполнением сметы (бюджета) социального проекта
Бюджет - это уже настоящее финансовое планирование, потому что в нем отражены не только расходы, но и доходы. Чтобы составить бюджет, нужно тщательно обдумать не только расходы по статьям, но и решить вопрос о поступлении средств.
Смета - это подробное планирование затрат по конкретным статьям. Оформляется как развёрнутая таблица, в которой каждый крупный раздел подробно расшифровывается. Например, не просто «Оплата канцтоваров», а конкретно: «Оплата ручек», «Оплата бумаги» и т.д.
Важно! В этом документе указываются только расходы!
Ошибка 1. Отсутствие сметы (бюджета) проекта
Группа при разработке своего социального проекта игнорирует этот этап, полагая что сможет провести его подготовку и все запланированные мероприятия без всяких расходов.
Основные причины данной ошибки:
Наличие опыта участия только в тех мероприятиях (проектах), которые готовили другие, прежде всего взрослые, которые составляли смету расходов, не информируя ребят об этой стороне проектирования.
Непонимание группой необходимости оплачивать, как минимум, расходные материалы и прочие затраты.
Легкомысленная уверенность в том, что «мы все сделаем без всяких затрат, тем более расчетов» или «мы это все принесем из дома».
Наш совет.
Обязательно подробно опишите все основные расходы, которые могут потребоваться для вашего проекта. А затем рассчитайте общую сумму, которая вам потребуется.

Для этого - проанализируйте каждый пункт вашего плана и укажите все возможные расходы (на бумагу, на подарки участникам и т.д.).

И запомните: " Самое дорогое «сырье» – деньги".
Питер Друкер
Ошибка 2. Отсутствие письменного варианта сметы (бюджета)
При разработке социального проекта группа, понимая необходимость составления определенной сметы, игнорирует составление ее письменного варианта.

Основные причины данной ошибки:
1
Пренебрежительное отношение к расчетам, которых необходимы для точного определения затрат по всем пунктам плана.
2
Отсутствие опыта реализации социальных проектов и, как следствие, легкомысленное отношение к необходимости письменного составления сметы (бюджета).
Наш совет.
Всегда составляйте письменный вариант сметы. Это не только контроль осуществления текущих расходов, но и возможность получить дополнительное финансирование при встрече с потенциальными социальными партнерами.
Для этого:
1
Обязательно договоритесь в группе, кто из вас будет отвечать именно за составление письменного варианта смены предстоящих расходов.
2
Регулярно анализируйте этот вариант сметы, чтобы помнить о тех суммах, которые необходимы на реализацию каждого пункта плана.
" Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана."
Брайан Трейси
Ошибка 3. Ошибки при расчетах необходимых сумм
Это самая нелепая ошибка, которая показывает, что группа небрежно относится к элементарным арифметическим операциям, допуская ошибки в расчетах предстоящих расходов.
Основные причины данной ошибки:
1. Низкий уровень функциональной «математической грамотности» члена группы, который отвечает на составление сметы.
2. Небрежность при расчетах суммы затрат на реализацию проекта.
3. Отсутствие привычки (практики) взаимной проверки подготовленных документов членами группы.
Наш совет.
Несколько раз проверяйте свои расчеты, прежде чем составите окончательный вариант сметы.
Для этого:
С самого начала определите, кто в вашей группе будет отвечать за правильность составления сметы и корректность всех расчетов.
Обязательно найдите опытного консультанта, который проверит правильность всех ваших расчетов.
Используйте калькулятор для проверки правильности расчетов.
"Внимание к деталям в огромной степени определяет успешную реализацию бизнес-идей".
Ричард Брэнсон
Ошибка 4. Отсутствие актуальной информации о ценах и тарифах
При составлении сметы группа берет информацию о ценах на необходимые для реализации проекта товары «с потолка», очень плохо ориентируюсь в этом вопросе. К сожалению, такой подход часто приводит к тому, что группа составляет смету, которая совсем не отражает объем требуемого финансирования. И как результат – в ходе реализации проекта возникает дефицит, то есть недостаток средств на приобретение нужных ресурсов.
Основные причины данной ошибки:
Отсутствие опыта составления сметы с обязательным этапом проверки достоверности актуальных цен на товары и услуги.
«Инфантилизм» членов группы, которые в жизни не сталкиваются с необходимостью следить за уровнем цен и тарифов.
Наш совет.
Изучите цены и тарифы в своем городе прежде чем составлять смету своего проекта.
Для этого:
1. Посетите торговые точки, где вы планируете приобретать ресурсы для своего проекта и внимательно изучите актуальные цены.
2. Изучите цены на необходимые ресурсы в интернет магазинах и сравните их.
3. И только после этого составляйте смету, указывая реальные актуальные цены на каждый вид ресурса.

"В составлении сметы нет мелочей, которыми можно было бы пренебречь, и, разрабатывая план проекта, необходимо обращать внимание на всё, что может иметь хоть какое-нибудь влияние на его результаты".
Ошибка 5. Завышение цен/тарифов.
Группа составляет достаточно конкретную смету, но при этом завышает цены, а следовательно, общую сумму расходов по проекту.
Основная причина - группа стремится создать определенную «подушку безопасности» на тот случай, если вдруг не хватит того или иного ресурса.

Наш совет
При расчете общей суммы расходов указывать реальные цены, чтобы не вводить в заблуждение самих себя и ваших социальных партнеров, которые помогают финансировать ваш проект.
" Бюджет говорит вам, чего вы не можете себе позволить".
Уильям Федер
Ошибка 6. Отсутствие контроля за расходами
В процессе реализации проекта группа «забывает» о необходимости соотносить расходы на проведение отдельного мероприятия с теми суммами, которые были указаны в смете. И часто денег просто не хватает на половину мероприятий, предусмотренных планом его реализации.
Основные причины данной ошибки:
Отсутствие у членов группы элементарных навыков контроля за расходованием имеющихся финансовых средств.
Отсутствие в составе проектной группы человека, который персонально отвечает за расходование денежных средств.
Пренебрежение важнейшей функцией управления проектом – контроль за расходованием ресурсов, включая деньги.
Наш совет.
Помните, что успешная реализация проекта зависит не только от количества имеющихся денег, но и от постоянного контроля за их плановым расходованием.
Для этого:
1. Ведите письменный учет расходования денег
Делайте это в бумажном или в электронном виде, например, в таблице Excel, фиксируя все траты на реализацию проекта в соответствии с его планом.
2. Назначьте ответственного за контроль над расходованием финансов
Обязательно определите одного из членов группы, который будет учитывать все расходы по проекту.
Хотите, чтобы бумажные карточки "Конструктор проекта" появились
в вашей педагогической копилке?
«Деньги приносят пользу только тогда, когда они находятся под контролем".
Аксиома бухгалтера
Ошибка 7. Игнорирование финансовой отчетности.
Это очень часто встречающаяся ошибка, когда группа «забывает» собирать и хранить документы, подтверждающие расходы на реализацию проекта.

Основные причины данной ошибки:

1. Отсутствие навыков ведения финансовой отчетности. Группа просто не умеет фиксировать текущие расходы.
2. Легкомысленное отношение к финансовой части работы с проектом – обязательная отчетность, подтверждение всех операций с имеющимися деньгами в соответствии с утвержденной сметой.
Наш совет
Не «забывайте» получать документы, подтверждающие ваши расходы (чеки).
Для этого - после каждой покупки обязательно требуйте чек, в интернет-магазине - делайте его распечатку.
Вернуться к списку ошибок и советов.
Рекомендуем посмотреть по данной теме
Видеоматериалы
Над этим стоит подумать
Деньги — посредник между желаниями и возможностями.
Джон Кейнс
Значение денег заключается прежде всего в их способности служить связью между настоящим и будущим.
Цивилизация – это стадия развития общества, на которой ничего нельзя сделать без финансирования.
Ваши советы.
Пишите комментарии на нашей странице ВК «Школа городских компетенций»
Ваши трудности.
С какими трудностями группа столкнулась при составлении и исполнении сметы (бюджета)? И главное - как вы справились с проблемами на этом этапе?
Ваши рекомендации.
Что вы конкретно советуете тем, кто только планирует заниматься разработкой своего первого социального проекта. Как правильно составлять смету, чтобы обеспечить успешную реализацию проекта?
Наша команда
Педагогическое конструкторское бюро Прутченковых
Прутченкова Светлана Александровна
Руководитель Педагогического конструкторского бюро
Прутченков Александр Сергеевич
Главный технолог Педагогического конструкторского бюро
Павлова Анна Алексеевна
Event-менеджер
Наши партнеры
Вернуться к списку ошибок и советов.